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結婚式の延期を決めたら何をする?ゲストへの連絡や案内方法は?やることリストやキャンセル料など徹底解説

                                    

結婚式を延期する場合、延期の手続きやゲストへの連絡など、新郎新婦の頭を悩ませる問題がたくさん。そして気になるキャンセル料金。 今回は全国の花嫁さんたちの体験談やリアルな意見と合わせて、結婚式の延期に必要なやることリストや手順、トラブルの対処法を徹底解説します! スウィートローゼスクラブ岡崎では結婚式を考える全ての新郎新婦様にとって幸せなイベントであり、どんな決断をされるのにも心苦しい想いをされているのは誰よりも新郎新婦様ご本人になるので、どういった決断であっても、式場としては支えていきたいと・・・願いを込めて、現在コロナウイルスに関わる『日程変更』や『キャンセル』に関しては実費のみで別途かかる費用はすべて無償でご対応をさせて頂いております。とはいえ、全国的には様々なケースがあり花嫁様の中にはどうしたらいいのだろう・・・と悩まれるケースも多いのではと思い、このようなまとめ記事を作成してみました。  

結婚式の延期を決めたらやることリスト

たくさん悩みに悩んで結婚式の延期を決断。 初めての体験で、その後やらなければならないことはわからないことだらけですよね。 結婚式のキャンセル・中止を決めたらやることを徹底解説致します。

①結婚式を延期する旨を式場へ連絡

パートナー、そして家族と話し合った上で、結婚式の延期を決定したらその旨を結婚式場へ連絡します。 何よりもまずは式場に連絡することを優先し、その後の動きを確認しましょう。

契約書・延期料金・手続き方法などを確認

延期料金、延期手続き、延期先の日程を確認 結婚式の延期を行う場合、契約時にサインした契約書に記載の内容に基づいて、キャンセル料が発生する場合があります。 延期の場合の契約内容をしっかり確認しましょう。 ただ、新型コロナウイルスの影響で延期を行う場合、キャンセル料を有料、日にち変更は実費のみ負担としている式場もあります。 式場への連絡の際にしっかりと確認するようにしましょう。 延期先の日程については、無期限に選べる場合と移動先の日程が指定されている場合があります。 また、日程を決めるまで1週間という期限があることも。 式場にどの期間から延期先の日程を選ぶことができるのかを確認し、パートナーや家族とすぐに話し合える準備もしておきましょう。 式場に依頼して手配していたアイテムのキャンセル 式場に手配を依頼していたアイテムの延期・キャンセルを確認しましょう。 招待状など、すでに実費が発生しているものに関しては、実費分が発生しますが、引き出物や装花、ドレスなどのアイテムが延期できるかどうか、キャンセル料が発生するかどうかを確認しましょう。 ゲストへの対応 ゲストへどのように連絡するか、マナーやその連絡方法に悩むことがあると思いますが、こちらも式場に確認してみるといいでしょう。 電話でいいのか、書面を送るのか、結婚式を熟知したプランナーに相談するのが一番確実です。

式場では延期時の料金を「実費だけ負担」にしているところが増えている

新型コロナウイルスによる「延期」については、多くの式場がかかってしまった実費だけいただくという対応を取ったようです。また、コロナ禍が始まってからの申し込みについては、基本的に、延期については何回でも、無料対応をする(かかった実費のみ新郎新婦が負担)という対応に切り替えた式場も多く見受けられます。 タイミングによりますが、実費がかかるものとしてはすでに発注していたり印刷してしまったりするものが多いようです。
  • 招待状・席次表・席札など
  • 装花
  • 受注生産の引出物で、すでに製作が始まっているもの
  • 賞味期限のある引き菓子
「発注したら」という場合と、「発注先業者の日程変更が難しい」という場合で実費負担のタイミングは分かれるようです。 ギリギリの決定により、引き出物のキャンセルが難しい場合は、自宅に届き次第、ゲストにお渡ししているカップルもいるようです。  

②手配しているアイテムの延期・キャンセル

式場を通さず、自己手配しているアイテムがあれば、業者へ連絡を行いキャンセル・もしくは延期の手配を行います。 延期した結婚式でも同じアイテムを使う場合、延期の相談ができるものとキャンセルとなる場合がありますので、依頼している業者に確認してみてください。 こちらも式場の延期と同様で、事前に交わした契約書や、利用規約などに延期・キャンセル時の注意点やキャンセル料金などの記載がありますので、確認しておきましょう。 結婚式場とキャンセルの意思を確定させてから、自己手配を行なったアイテムに漏れがないかリストを作り、速やかに連絡をするようにしましょう。  

③ゲストへ結婚式を延期する旨を連絡

式場と話したあと、すぐにゲストへ延期の連絡するようにしましょう。 また、結婚式の予定日に近いほど、より迅速かつ丁寧な対応が必要になることも。 基本的には式場の方と相談して進めるのがマナーなどの確認もでき確実ですが、他の花嫁さんたちの意見をもとに、連絡の順番やその方法をご紹介します。  

ゲストへの連絡の順番は、主賓や目上の人から

ゲストに結婚式の延期の連絡を行う際は、伝える順番は意識する必要があります。 まず主賓や目上の人へすぐに直接伝えられる手段(電話や会社などで直接会って)で連絡を行いましょう。 目上の人から連絡する理由は、新郎新婦から連絡を受ける前にほかの人から「延期」の事実が伝わってしまうと、失礼にあたる可能性があるため。まずは主賓や上司、目上の人への連絡を、そのあと同僚や友人たちへの連絡という順番が大切です。 同僚や友人は、電話や直接伝えるのはもちろん、関係性などを考慮した上でLINEやメールでの連絡でもかまいません。 親戚への連絡は、ご両親や家族に伝え方を確認し、誰から伝えるのかを決め、こちらも迅速に連絡をしていきましょう。 ちなみに、受付や余興を頼んでいた友人たちへは、関係性にもよりますが、電話での連絡の方が感謝の気持ちがより伝わり、友人たちにとっても気持ちが良い対応となるかもしれません。また延期した日程でも依頼したい、などこれからの話もできるかもしれません。 ただし、その友人やゲストが必ず出席できるとは限らないので、「もし都合が合えば」と一言付け加えるといいでしょう。  

延期日が決まっている場合と決まっていない場合、それぞれ伝える内容とは?

結婚式の延期の話をする際、延期日が決まっている場合と決まっていない場合、それぞれどんな内容で伝えたらいいのでしょうか。 ・延期日が決まっていない場合 結婚式の日程を空けておいてくださったお礼と、結婚式を延期する旨をお伝えしましょう。 その際、結婚式の日程がまだ決まっていない旨も伝えましょう。 「結婚式の日程はまだ決まっていないため、改めてまたご連絡します。ご都合がつく場合はぜひご出席いただけると嬉しいです。」 といった一言を添えましょう。 延期日が決まったら日付の連絡を行い、出席可能かを確認。その後は通常の結婚式の準備の流れに沿って、招待状などの準備を始めます。 ・延期日が決まっている場合 決まっていない場合と同様に、結婚式の日程を空けておいてくださったお礼と、結婚式を延期する旨をお伝えし、合わせて延期先の日程を伝えましょう。 「◯年◯月◯日の◯時からに結婚式を延期予定で、ご都合がつく場合はぜひご出席いただきたいです。また改めて確認のご連絡や招待状などでご案内を送らせていただきます。」 口頭だけでは、ゲストが次の日程を忘れてしまったり、正式な案内状を送らないと失礼に当たることもあるので、対応は式場やプランナーと相談すると安心です。 社会的にまだ落ち着かない時でもありますので、「ご無理はなさらず」という配慮も添えるといいでしょう。  

電話やLINEのあとは「詫び状」を送りましょう

電話やLINEでゲストへの連絡を行なったあとは、「詫び状」という形で一筆お送りするとより丁寧です。 延期先の日程が決まっている場合は、延期日の記載もお忘れなく。 その後、延期した結婚式開催日の3ヶ月前に改めて招待状をお送りする流れになります。 もし延期した結婚式開催日が直近3ヶ月以内の場合は、招待状と詫び状を同時に送るかどうか、対応方法は担当プランナーさんに聞いてみてください。 Instagram上では、多くの花嫁さんが詫び状をお送りしているようです。 Instagramでハッシュタグ「#詫び状」や「#お詫び状」で検索すると花嫁さんたちの実際の対応を見ることができるのでぜひ参考にしてみてくださいね。  

延期をする場合、キャンセル料は必要?

中止ではなく、延期をする場合のキャンセル料は必要なのでしょうか。 基本的には、結婚式場と契約した際の契約書に記載されているキャンセル規定に則ったキャンセル料が発生します。 結婚式を挙げていないのに、なぜキャンセル料金が発生するかというと、主には下記が挙げられます。 - 予約された特定の日時を、他のカップルに販売しない確保料 - 打ち合わせなどの人件費 キャンセル料に含まれるものは、それまで対応していたスタッフさんの人件費や準備料などです。 また、日にちを抑えることで発生する「予約料」も含まれています。 例えば、予約した日にちで開催を希望するほかのカップルがいたとしても、式場はそれをお断りして日にちを確保しており、開催を確約するための「保証金」でもあるのです。 ただし、昨今の新型コロナウイルスの影響で延期を余儀なくされているカップルたちに、式場側も「安心した状態で結婚式を挙げて欲しい」という気持ちから、延期に関しては実費分だけを請求するといった対応を行っているところが多くあるようです。 また、キャンセル料が発生した場合でも、延期日での結婚式にかかる費用の「内金」として、キャンセル料を実際に結婚式を挙げるタイミングで差し引いてくれる式場もあるので、確認してみてくださいね。  

延期をする際のよくあるトラブルと対処法

延期料金が高い!

延期にかかるキャンセル料は、見積もりの◯%という形で設定されていますが、すでに打ち合わせを行なっている場合、契約時に確認している見積もりから値上がりしていることも。 その場合、キャンセル料が「自分たちの想定していたものと違う!」とびっくりするカップルもいるかもしれません。 延期を決め、式場に連絡する際には、現状の見積もり金額と合わせて延期料を確認するようにしましょう。 何の費用が発生しているかを確認することができます。 延期にかかるキャンセル料については、まずしっかり式場と話し合うこと。 もしキャンセル料を巡って結婚式場とトラブルになりそうな場合は、「独立行政法人 国民生活センター」など、第三者に相談してみるのもおすすめです。 新型コロナウイルスは誰もが初めての経験。 カップルとの一生に一度の結婚式に向け、結婚式場側も「なんとかしたい」という想いを持っています。 延期にする場合はキャンセル料が無料になる場合もありますので、ふたりが悩みに悩んで決めた式場としっかり話してみてください。  

延期でもキャンセル料が発生!両家でどうやって分担する?

結婚式の料金について、事前に両家で話し合っていた場合は、キャンセル料もその割合で支払うことは可能かを確認しましょう。 もし話し合っていない状態や、もしくは結婚式料金をふたりで支払う予定だった場合、ふたりだけで支払いが可能か、そうでない場合いくら必要なのかをそれぞれの家族に相談してみましょう。 もしふたりから家族へ話すのが難しい場合は、プランナーに相談し、間に入ってもらうのもひとつの手です。  

延期か中止かよく話し合いを

新型コロナウイルスの影響で結婚式を延期した花嫁さんも、第3波や第4波やで再延期を考えられている方もいらっしゃるようでした。「いつ延期にしたらいいかもわからず中止を決意しました」という声も。 いっぽうで、最大限の感染対策を行った上で結婚式を挙げたカップルもいます。 結婚式は、新郎新婦のふたりからお世話になった方々へ感謝を伝え、新しい門出を報告し、祝う場。 社会が慌ただしい今、ふたりで話し合うのもたくさんのエネルギーを使い、辛い思いをしているカップルもたくさんいるかと思います。 でも、開催も中止も延期も、ふたりが悩み抜いて出した1つの答え。どれも英断だと思います。 この辛い時期を乗り越えたからこそ、より一層、思い入れの深い結婚式になるのではないでしょうか。 みなさまの結婚式が幸せに溢れたものになること、そして今、ふたりが納得する結論が出ることを、心から応援しています。 ____________________________________ 愛知県岡崎市の結婚式場・ゲストハウス スウィートローゼスクラブ岡崎/愛知県岡崎市中町長狭間12-1 東岡崎駅から車で7分、東名高速岡崎インターチェンジから5分の全天候型純白チャペルの貸切邸宅ウエディング 【口コミサイト】 ウエディングパーク 西三河エリア各種1位受賞(料理・スタッフ対応・チャペル披露宴会場雰囲気・コストパフォーマンス) みんなのウエディング 愛知県総合2位/ゲスト満足度部門2019年・2020年度と2年連続1位受賞 ■公式サイト 先輩カップルの挙式レポートや お得なキャンペーン・プランなどはこちら⇒ https://www.s-roses.com/ ■ドレスショップ『aedam』 Instagramでも人気のドレスサロン⇒ http://www.aedam.jp/ ■公式インスタグラム スウィートローゼスクラブ岡崎⇒ https://www.instagram.com/sweet_roses_club/ aedam wedding⇒ https://www.instagram.com/aedam.wedding/  

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